Vzhledem k tomu, že v XDS může být definováno mnoho různých typů dokumentů, je zapotřebí dalších nástrojů pro jejich roztřídění. Za tímto účelem jsou v systému flexideo specifikovány skupiny dokumentů, které mají své identifikační názvy (name), štítky (label) i popisy (descr).Je důležité vědět, že dokumenty jako takové (tj. typy dokumentů) jsou všechny z hlediska vnitřní organizace systému flexideo na jedné úrovni. Uvedené skupiny jsou k dispozici proto, aby umožnili uživateli snadnější vyhledání požadovaného typu dokumentu při práci s informacemi.

Skupiny mohou vedle dokumentů obsahovat i jiné skupiny - tím je umožněno rozsáhlejší stromové větvení struktury. Další důležitou možností je to, že jeden dokument může být uveden ve více skupinách - to opět umožňuje snadnější dohledatelnost některých typů dokumentů.

Při návrhu XDS tedy nejspíše budeme začínat prvotním návrhem skupin. Skupiny se většinou nejsnadněji určují podle pracovních oblastí či druhů práce v rámci týmu (například obchod, provoz, ...). Je dobré dodržet pravidlo maximálního počtu pěti až deseti skupin na jedné větvi či kmenu.Umožníte tak uživateli snadnější zapamatování jednotlivých větví a následné rychlejší vyhledání požadovaného dokumentu.

Dále si pro dokumenty připravíme základní typy prvků a oblastí - tj. šablony prvků a oblastí. Může tak vzniknout například šablona oblasti "adresa",která je v dokumentech často využívána a její definování v dokumentu se tak redukuje na pouhý odkaz na šablonu.

Některé typy dokumentů jsou velmi příbuzné a mají některé oblasti totožné. V takovém případě je dobré vytvořit si šablony dokumentů. Tyto šablony dokumentůpak jen při definici příbuzného dokumentu odkazujeme a do vlastní definice jen uvedeme potřebné rozšíření pro daný typ.

V další oblasti definice již vytváříme tzv. finální dokumenty (tj. finální definice typů dokumentů). Žádný z předchozích kroků v databázi systému flexideo nevytvoří žádný objekt, dokud není skupina či šablona použita někde ve finálních definicích dokumentů. Zde se rovněž dají projednotlivé typy dokumentů definovat případné akce. Každá akce je zde definována právě pro jeden dokument.

Vybrané finální dokumenty můžeme dále sjednotit pro různé účely formou tzv. rozhraní

Tyto popsané kroky definice zároveň odpovídají jednotlivým kmenovým větvím definice XDS. XML prázdné definice v jednom souboru má následující formu:

Kmenové větve definice

V náhleduzákladní struktury XDS vidíte jednotlivé XML větvě definice. Jsou zde uvedeny názvy tagů. Kmenové větve - přímé potomky tagu XDS - odpovídají výše popisovaným fázím definice. Vlastní definice skupin, šablon, dokumentů a rozhraní mají tag s koncovkou "...Def". Mezi hlavní větví XDS a těmito definicemi jsou ještě tagy definičních (tedy nikoli již zmiňovaných uživatelských) skupin. Mají koncovku "..._Defs_Group". Tyto skupiny jsouv DTD pevně dány a nemohou vytvářet složitější strukturu pomocí vnořování jako uživatelské skupiny dokumentů. Slouží pro základní roztřídění definic šablon, dokumentů a rozhraní. Bývá pravidlem (nikoli nutností), že jednotlivé definiční skupiny v jednotlivých částech tematicky odpovídají hlavnímuživatelským skupinám dokumentů definovaných na začátku. Je patrné a logické, že definice uživatelských skupin nejsou děleny do definičních skupin. Seznam tagů DocGroup v tagu Group_Definitions je zároveň zmíněným seznamem hlavních uživatelských skupin.

Více o struktuředefinice viz. též zde.

Více XDS souborů

XDS definice nemusí být nutně tvořena jediným XML souborem. Těchto souborů může být tolik, kolik jich je zapotřebí.Každá z těchto definic má stejnou strukturu. V praxi bývá tato možnost často vítána v případě, kdy na struktuře systému flexideo pracuje více tvůrců a mají rozděleny oblasti tvorby. Někdo tak může navrhovat například strukturu kontaktů, jiný strukturu obchodních dokumentů atd. Při tvorbě verzeaplikace se pak všechny soubory sloučí a ověří se jedinečnost jmen dokumentů apod.

V případě více souborů XDS bývá zpravidla jedno určeno jako hlavní a ostatní jako doplňková. V hlavním bývají definovány obecně platné segmenty (např. již zmíněná oblast adresy atd.).Toto rozvržení však není nezbytné. Jediné co je třeba dodržet je jedinečnost identifikačních jmen. Tj. aby nebyla např. jedna šablona definována ve více souborech. Pro tuto duplicitu replikátor zastaví tvorbu verze, neboť není jasné, která z duplicitních položek definice má být použita.

Další témata

Bliží popis použitých základních termínů naleznete v další části.

Popis pravidel zápisu XDS viz. obecná pravidla zápisu XDS.

Principy a postupy pro XDS viz. způsoby tvorby XDS.