Odesílací část služby je realizována jako klasický SMTP klient, který na základě předem definovaného XML vstupu umožňuje odeslat e-mail včetně všech příloh. Vstupní XML dokument obsahuje všechny potřebné informace – příjemce, předmět, tělo zprávy a přílohy. Tento mechanismus umožňuje systémově generovat a distribuovat zprávy v přesně stanoveném formátu.

Synchronizační část využívá protokol IMAP4 a slouží ke sledování připojené e-mailové schránky. V případě, že dojde k doručení nové zprávy, změně existující zprávy nebo jejímu odstranění, je spuštěna definovaná akce, které jsou předány veškeré dostupné informace o dané zprávě. Tato akce pak může provést další zpracování – například uložit obsah e-mailu do systému, vytvořit dokument, spustit workflow nebo vyvolat integraci s externím systémem. 

Tento přístup umožňuje systémové propojení e-mailové komunikace s aplikační logikou, čímž otevírá široké možnosti automatizace. Uživatelé tak mohou prostřednictvím e-mailu spouštět definované procesy, zatímco administrátor má k dispozici nástroj pro snadnou integraci poštovní komunikace do infrastruktury Flexideo.