Vložení příloh
Při systematické práci s přílohami dokumentů Flexideo bývá často užitečné připravit skenované či jiné soubory do přípravné složky a "odeslat" je pak hromadně jako přílohy k různým existujícím instancím dokumentů. K tomuto účelu slouží nástroj pro vložení příloh. Mechanismus je takový, že do názvu souboru se na začátek vloží jednoznačný identifikátor cílové instance (pořadník, ID nebo alfanumerický či skládaný identifikátor). Pro každou takovou složku se pak nastaví jedna úloha v seznamu úloh a do formuláře úlohy se nastaví způsob při párování:
Po zadání složky, kam jsou soubory pro připojení připravovány je třeba určit typu dokumentu, ke kterému tyto soubory mají být připojeny. Jednou úlohou je možné připojovat pouze k jednomu typu. Vlastní typ dokumentu je v zadání úlohy identifikován třemi kolonkami - názvem typu dokumentu (QName s podtržítky), pro úplnost štítkem (popiskem) typu a v neposlední řadě i názvem hlavní tabulky v databázi, která se rovná parametru short daného typu dokumentu v XDS.
Následuje způsob určení instance určeného typu. Pro výběr z databáze k tomuto účelu slouží kolonka Id sloupeček, kam je vepsán odkaz na identifikátor pro použití v párovacím dotazu, který nástroj generuje. Může jít i o výraz slučující více než jeden údaj. Na druhé straně je třeba určit kolik znaků zejména souboru (zleva) má být použito jako identifikátor - zadejte celým číslem do kolonky délka id v názvu. Pokud si nepřejete, aby tento identifikátor byl nadále součástí názvu, zatrhněte volbu nevkládat id do názvu, která zajistí vyjmutí párovacího identifikátoru z budoucího jména přílohy dokumentu v systému Flexideo. Velmi užitečným může být nastavení komentáře, kde se dají vkládat další identifikační řetězce přímo k příloze a dají se pak přílohy dle nastavení v úloze dále v systému třídit. Komentář se zobrazuje v bublině nad přílohou u dokumentu a je možné jej ve formuláři (stejně jako název) dodatečně přepsat. Následují zaškrtávací volby s následujícím významem:
spustit při startu - pokud otevřete nástroj rovnou na konkrétní úloze, je možné volbou "spustit při startu" zajistit zahájení procesu připojování příloh rovnou bez kliku na tlačítko "Připojit soubory". Můžete tak v každé přípravné složce souborů mít samostatného zástupce Windows na jeden centrální program s nástroji, ale nastavíte u každého jinou složku "spustit v", čímž docílíte možnost "odeslání souborů" z dané složky poklepáním na připraveného zástupce.
vkládat značky - tato volba zajistí, že přílohy budou označovány značkou, tj. budou její hodnotu v databázi u odkazu na přílohu naplňovat logickoku hodnotou true a budou tak chápány jako soukromé.