Konkrétní význam podpoložek závisí na obsahu přehledu. Zpravidla některé sloupce obsahují buď opakovatelné segmenty (více viz. formulář dokumentu) nebo údaje z jiných dokumentů navázaných na daný přehled většinou pomocí výběrových uzlů. Pak se může stát, žek jednomu řádku dokumentu výchozího existuje n (tedy několik) podpoložek. Udávaný počet se pak týká úplného výčtu všech položek, a ne počtu zobrazených řádků tabulky. Tato doplňková informace (je-li u počtu položek zobrazena), indikuje situaci v přehledu, kdy jeden dokument je reprezentován jednou nebo více položkami, jež jsou vizuálně seskupovány do jednoho řádku tabulky (seskupování v bodu G). Řeší se tak například situace, kdy jeden kontakt má více telefonních čísel. Pro přehlednost se jméno a další podobné údaje kontaktu zobrazují pouze jednou, ale ve sloupečku telefon se pak zobrazí výčet všech nalezených údajů.

Neúplný výčet včetně podpoložek Server nemusí vrátit vždy stejný seznam i při stejném zadání. Navíc jde o neúplný výčet položek a veškeré sumy či průměry se počítají jen z tohoto neúplného výčtu a nejsou tedy správné. Proto je třeba zadat přesnější kritéria tak, aby se zobrazilyvšechny odpovídající položky. Neumožňuje-li přehled pro váš účel přesnější zadání provést, je nutné buď po zralé úvaze navýšit omezení vracených položek, nebo upravit nastavení kritérií tak, aby bylo možné vybrat odpovídající množinu položek. Pokud máte k dispozici přehled pro vyhledání kontaktu s možností zadat jen část jména na straně jedné a velkou databázi kontaktů na straně druhé (např. statisíce položek). Snadno se může stát, že zadanému kritériu odpovídá velké množství položek. Pokud pak nezadáte hodnotu žádnou (a zadáte např. jen hvězdičku), zobrazí se všechny kontakty se jménem, což jsou prakticky vzato všechny evidované kontakty – tedy statisíce. Kdyby server (tj. počítač obsluhující vaši databázi) tento balík odeslal, znamenalo by to dlouhou časovou odezvu a vysoké vytížení sítě i serveru. Navíc je nepravděpodobné, že byste měli zájem natom procházet statisíce kontaktů jeden po druhém. Dále je možné, že tento požadavek nebudete mít pouze vy, ale také další uživatelé a systém by se mohl snadno přetížit. Proto existuje omezení maximálního možného počtu vracených položek. Při takovém omezení server pošle jen nastavením omezenou částs požadavkem na upřesnění kritéria vyhledávání. V každém přehledu dokumentů je určen maximální počet položek (většinou dokumentů), který je možno v danou chvíli zobrazit. Standardně je tento počet nastaven na hodnotu 1000 (ale je možno ji změnit). Důvodem je účinnější hospodaření s výkonem celého systému v případě velkého množství položek, které odpovídají zadání.