3.6 Import položek přehledu
Import položek přehledů znamená hromadně přidat většinou větší množství dokumentů. Import je možné provádět v každém přehledu založeném na konkrétním typu dokumentu (není možné jej provádět v přehledech založených na více typech dokumentů). Klíčovýmmomentem importu je to, že pořadí a typ sloupců v importovaném souboru musí přesně souhlasit s pořadím a typem sloupců v přehledu, pomocí kterého import provádíte. Použitý přehled je v podstatě orientační mapou pro importovaná data. Zvolte nebo vytvořte přehled dokumentů,který bude svou strukturou sloupců (pořadí a typ) odpovídat struktuře importovaného souboru. Importované údaje pak budou vkládány do vámi vybraných kolonek nově vznikajících dokumentů. Po vytvoření přehledu stiskneme nástroj Import dat, který je součástí menu s ikonou seznamu vpravo vedle adresního řádku.
Otevře se dialogové okno, kde je zapotřebí určit, zda importovaná data jsou přímo v importní složce (její umístění zná správce systému) nebo zda jezapotřebí použít i podsložku, případně více podsložek formou cesty oddělené běžnými lomítky.
Do kolonky název souboru je možné buď zadat plný název importovaného souboru bez přípony nebo je možné zadat tzv. masku. Souborová maska využívá znaku * (hvězdičky) jakozástupného znaku za libovolný počet jiných znaků. Je tak možné například zadat "import*" a pak budou načteny soubory jejichž název začíná slovem "import" - velká / malá písmena nejsou rozhodující.
Po výběru typu importního souboru (soubor ve složce musí mít odpovídajícípříponu) a nastavení případného naplánování importu, je možné provést zadání importu stiskem tlačítka "Importovat". Je-li ale zvoleno tl. "Storno" nic z provedených nastavení se nerealizuje. Po zadání importu trvá několik vteřin, než se vlastní import zahájí a je třeba s touto prodlevou počítat. Pozahájení importu záleží rychlost jeho provedení na objemu importovaných dat.
Při importech dat jsou nabízeny dvě možnosti vstupních formátů:
CSV (Comma Separated Values) - textový soubor se středníky jako oddělovači (pozor namožný výskyt středníků v hodnotách)
XML - data importovaná z těchto souborů mají pevně danou strukturu importního XML souboru (jde o moderní, spolehlivý a snadno zařaditelný formát dat)