2.1 Dokumenty obecně
Systém Flexideo je informační systém zaměřený na ukládání a získávání informací, které jsou organizovány ve formě dokumentů. Dokumenty ve Flexideo jsou předem přesně definovány podle potřeb konkrétního týmu.
Uživatel si následně vybere jeden z připravených formulářů a vyplní požadované kolonky. Jedná se tedy o systém typizovaných, respektive strukturovaných dat, kde každý formulář představuje jeden konkrétní typ dokumentu.
Příklady takových typů dokumentů mohou být: Kontakt, Faktura, Úkol, Zakázka, Email a další. Nabídka dostupných typů dokumentů závisí výhradně na definici stanovené tvůrcem systému na základě analýzy a dohody s týmem. Stejně tak i jednotlivé kolonky a jejich vlastnosti jsou předem pevně určeny.
Tento přístup přináší řadu výhod. Především odpadá nutnost, aby uživatel přemýšlel nad tím, jak dokumenty strukturovat, třídit, ukládat či připravovat pro tisk nebo jinou formu prezentace.
2.1.1 Pohledové a pseudo typy dokumentů
Typy pseudo-dokumentů představují sestavy tvořené z více instancí či základních typů dokumentů. Některé dokumenty mohou být definovány jako tzv. pohledové nebo pseudo typy.
Ani jeden z těchto typů nemá vlastní samostatnou strukturu v databázi – jejich data jsou uchovávána v jednom nebo více základních (databázových) typech dokumentů.
V praxi to znamená například situaci, kdy máte výchozí dokument Kontakt a k němu několik pohledových dokumentů, jako jsou například Klient, Spolupracovník nebo Dodavatel.